Hướng dẫn viết mail xin nghỉ phép tiếng Anh chuẩn nhất

Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, bất cứ nhân viên nào muốn xin nghỉ đều cần viết mail và trình bày nguyện vọng của mình. Đối với môi trường quốc tế, viết mail xin nghỉ phép tiếng Anh là điều kiện bắt buộc phải biết và dùng thành thạo. Ngay từ bây giờ bạn hãy tập viết mail bằng tiếng Anh với những hướng dẫn gợi ý sau đây của studytienganh nhé!

 

1. Thông tin cần thiết khi viết mail xin nghỉ phép

Trước khi viết mail xin nghỉ phép bạn cần là rõ một số thông tin cơ bản muốn bày tỏ đến người nhận:

- Địa chỉ chính xác mail của người nhận.

 

- Tiêu đề mail: để người nhận nắm bắt được nội dung ngay từ nhận được thông báo.

 

- Mục đích chính xác của việc viết mail.

 

- Thời gian xin nghỉ phép: đầy đủ ngày tháng năm.

 

- Lý do cần nghỉ phép: nếu lí do cá nhân quá, hãy trình bày một cách ngắn gọn, lịch sự nhất.

 

- Những lời hứa hẹn phù hợp tính chất công việc.

 

- Thông tin liên hệ phản hồi cũng như chữ ký cuối cùng.

 

Cần xác định các thông tin cần thiết trước khi viết mail

 

2. Cấu trúc của mail xin nghỉ phép

Trong một mail xin nghỉ phép bằng tiếng Anh có cấu trúc cơ bản như sau:

Phần mở đầu

- Tên đơn xin nghỉ phép:

• Annual leave application: Đơn xin nghỉ phép hàng năm

• Maternity leave application: Đơn xin nghỉ thai sản

• Leave application for family vacation: Đơn xin nghỉ phép cho gia đình

 

- Lời chào: là lời chào đến người trực tiếp sẽ nhận mail xin nghỉ việc và phê duyệt. Đó có thể là trưởng phòng của bạn hoặc trưởng phòng nhân sự của công ty.

Ví dụ: Dear Mr. Dallas,......

 

Phần thân bài

- Mục đích của lá đơn, lý do xin nghỉ và thời gian xin nghỉ cụ thể: bạn nên đi thẳng vào trọng tâm ngay phần thân email với các thông tin cần thiết trên.

 

Ví dụ: 

• I am writing this letter to let you know that I am in need of a long-term/ short-term/one-day/ half-day leave.

• Tôi viết thư này để cho bạn biết rằng tôi đang cần xin nghỉ phép dài hạn / ngắn hạn / một ngày / nửa ngày.

•  

• Kindly allow me a week-long leave, from {date} until the {date}.

• Vui lòng cho phép tôi nghỉ phép kéo dài một tuần, từ {date} đến {date}.

 

- Bàn giao công việc và những hứa hẹn, đề đạt mong muốn: thể hiện tinh thần trách nhiệm với công việc, với tổ chức thông qua việc sắp xếp kế hoạch làm việc trong thời gian bạn vắng mặt.

 

Ví dụ:

• As I am going to be away for a long time, I have authorized {tên đồng nghiệp} to take over my responsibilities.

• Vì sắp đi vắng trong thời gian dài nên tôi đã ủy quyền cho {tên đồng nghiệp} đảm nhận trách nhiệm của mình.

•  

• During the days of my absence from the office, I can be reached at {email / số di động}.

• Trong những ngày tôi vắng mặt tại văn phòng, có thể liên lạc với tôi theo số {email / số di động}.

 

Phần kết

- Lời chúc chào cuối mail.

 

- Ký tên và thông tin liên hệ.

 

Ví dụ :

Yours Sincerely,

{Tên của bạn}

 

Mail xin nghỉ phép tiếng Anh có bố cục nhất định cần tuân thủ

 

3. Một số mẫu mail xin nghỉ phép tiếng Anh thông dụng

Nếu bạn vẫn băn khoăn và cần một email mẫu để linh hoạt vào trong tình huống thực tế của mình, có thể tham khảo một số gợi ý cụ thể sau đây.

 

Mail nghỉ phép thông thường

Subject: Casual leave application _ Date: …. to ……

 

Dear Mr./Mrs. {Tên người nhận},

 

I am writing this application to request for five days leave. The reason for my week-long leave is that I have to attend a vacation from {date} to {date}.

 

This is a vacation to my hometown with my family once a year. I have delegated my current project to {tên đồng nghiệp}. He/she very well understands about my project and is capable of handling the task without any difficulties. In fact, it is only the final part that is left to be carried out by him/her.

During the days of my absence from office, I can be reached at {email / số di động của bạn}.

 

I will return to the office on {date}. In case I want to resume the work sooner or later than the stated date, I will let you know well in advance.

 

Yours Sincerely,

{Tên của bạn}

 

Tham khảo một số mẫu email và vận dụng vào thực tế

 

Mail xin nghỉ do bị bệnh

Subject: Sick leave application _ Date : ….. to ……

 

Dear Mr./Mrs. {Tên người nhận},

 

I am writing to notify you that I need sick leave from work because of a severe viral infection. I caught the infection yesterday evening and since then have been feeling very weak.

 

As per the doctor, I need to take medication for five days, along with proper rest for at least a week. The letter from the doctor is attached, confirming the need of time to recover from the illness.

Kindly allow me a week-long leave, until the {date}. Should I require an extended period off, I will let you know as early as possible.

 

Please feel free to contact me at your convenience, should you have any questions or require clarification concerning the ongoing project. Thank you for your quick attention to this matter.

 

Sincerely,

{Tên của bạn}

 

 

Sau những hướng dẫn viết mail xin nghỉ phép tiếng Anh trên bài viết này của studytienganh chắc chắn đây sẽ không còn là vấn đề khiến bạn gặp khó khăn rồi đúng không? Hãy truy cập website mỗi ngày và cùng nhau trau dồi kiến thức bạn nhé!