Tổng hợp cách viết email bằng tiếng anh chuẩn
Ngày nay, việc sử dụng thư điện tử để giao tiếp rất phổ biến tuy nhiên làm sao để viết được một email đúng cách không phải ai cũng biết. Nhằm giúp các bạn tìm hiểu vấn đề này, chúng tôi xin giới thiệu bài Tổng hợp cách viết email bằng tiếng Anh chuẩn.
1. Các bước để viết email bằng tiếng Anh chuẩn
Để viết email bằng tiếng Anh một cách chuyên nghiệp, bạn hãy tuân theo các bước cơ bản sau:
1 - Begin with a greeting (Bắt đầu bằng lời chào)
2 - Thank the recipient (Cảm ơn người nhận)
3 - State your purpose (Nêu rõ mục đích của bạn)
4 - End with a closing (Kết thúc thư)
Hãy chuẩn bị các bước để viết email bằng tiếng Anh chuẩn
2. Triển khai viết email bằng tiếng Anh chuẩn
- Begin with a greeting
Luôn mở đầu email của bạn bằng lời chào, chẳng hạn như “Dear John”. Nếu mối quan hệ của bạn với người nhận là quan hệ xã giao, nghi thức, hãy sử dụng họ của người nhận (Ví dụ: Dear Mr Price, Dear Mrs Beckamp…). Nếu mối quan hệ mang tính thân thiết hơn, bạn chỉ cần viết: “Hi Jack”… Còn nếu bạn không biết tên của nhận, hãy sử dụng “To whom it may concern” or “Dear Sir/Madam”.
- Thank the recipient
Nếu bạn sử dụng email để trả lời yêu cầu của khách hàng, bạn nên bắt đầu bằng một dòng cảm ơn. Ví dụ: nếu ai đó có câu hỏi về công ty của bạn, bạn có thể nói:“Thank you for contacting ABC Company”. Hoặc khi ai đó đã trả lời email của bạn, bạn cũng có thể sư dụng câu: “Thank you for your prompt reply” hoặc “Thanks for getting back to me”. Ngay cả khi đây là email đầu tiên, bạn vẫn có thể gửi lời cảm ơn tới người nhận: “Thank you for taking your time to read my email”. Trong bất kỳ trường hợp nào cám ơn người đọc khiến họ thoải mái và email của bạn trở nên lịch sự hơn.
- State your purpose
Với một số email, bạn có thể bỏ qua lời cảm ơn mà đi ngay vào mục đích chính. Ví dụ như: “I am writing in reference to …” hoặc “I am writing to enquire about …” Hãy nêu ra mục đích chính của bạn một cách ngắn gọn, lịch sự và dễ hiểu. Để có một email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp bạn nên nhớ không dùng các câu quá dài, chú ý đến ngữ pháp, lỗi chính tả, dấu chấm câu hợp lý.
Bạn hãy nhớ viết rõ: I am writing to + verb…
Lưu ý: Trong email bằng tiếng Anh, chúng ta cần sử dụng văn phong trang trọng nên không viết tắt, không dùng “I’m…”
Đối với các mối quan hệ xã giao, mang tính nghi thức, chúng ta nên dùng các câu hỏi gián tiếp. Hãy sử dụng câu hỏi trực tiếp cho các mối quan hệ thân thiết.
- Dưới đây là một nội dung thường gặp khi viết email bằng tiếng Anh:
* Making a request/ asking information (Thực hiện một yêu cầu/ hỏi thêm thông tin)
Ex:
I would appreciate it if you could please reply within three days.
(Tôi sẽ đánh giá cao nếu bạn có thể vui lòng trả lời cho tôi trong vòng 3 ngày)
Please let me know how much the tickets cost and promotions
(Làm ơn hãy cho tôi biết giá vé và các chương trình khuyến mãi)
* Offering help/ giving information (Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin)
Ex:
We are willing to arrange another meeting with the manager
(Chúng tôi sẵn sàng để sắp xếp một cuộc họp khác với người quản lý)
Should you need any further information, please to contact us
(Nếu bạn cần thêm bất kì thông tin nào, làm ơn liên hệ với chúng tôi)
* Complaining (phàn nàn)
Ex:
I am writing to express my dissatisfaction with your staff/ to complain about the quality of your produce
(Tôi viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng với đội ngũ nhân viên của bạn/ để than phiền về chất lượng sản phẩm của bạn)
Hãy viết email đúng chuẩn như hướng dẫn!
*Apologizing (Thư xin lỗi)
Ex:We would like to apologize for any inconvenience caused
(Chúng tôi xin lỗi vì những bất tiện mà chúng tôi đã gây ra)
Please accept our apologies for the delay
(Làm ơn hãy chấp nhận lời xin lỗi của chúng tôi vì sự chậm trễ)
I am afraid I will not be able to attend the meeting tomorrow
(Tôi e rằng mình không thể tham dự cuộc họp ngày mai được)
* Attaching files (Đính kèm tệp)
Sử dụng email bằng tiếng Anh, chúng ta thường sử dụng thêm tệp đính kèm, có thể là CV hay file tài liệu, file hình ảnh. Hãy ghi nhớ một số mẫu câu sau:
Ex:I am sending you the brochure as an attachment
(Tôi đã gửi cho bạn những tài liệu đính kèm)
Please find attached the file you requested
(Vui lòng tìm những thông tin đính kèm mà bạn đã yêu cầu)
I am afraid I cannot open the file you have sent me
(Tôi e rằng không thể mở được các tệp đính kèm mà bạn đã gửi cho tôi)
- End with a closing
Trước khi kết thúc email bằng tiếng Anh, bạn hãy lịch sự cảm ơn một lần nữa: “Thank you for your patience and cooperation” hoặc “Thank you for your consideration”. Sau đó bạn có thể viết tiếp: “If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know” và “I look forward to hearing from you”. Cuối cùng bạn có thể sử dụng: “Best regards”, “Sincerely”, và “Thank you” và nhớ ghi rõ họ tên người gửi.
Lưu ý: Khi dùng Dear Ms/Mrs + surname ở đầu email bằng tiếng Anh thì sử dụng: Yours sincerely,
Khi dùng Dear Sir/madam ở đầu email bằng tiếng Anh thì sử dụng:Yours faithfully,
3. Một số từ viết tắt thường được sử dụng trong email bằng tiếng Anh
ASAP: as soon as possible (Càng sớm càng tốt)
CC: carbon copy (khi gửi thư cho nhiều hơn một người, nên thêm từ này để báo cho người nhận biết những ai sẽ nhận thư)
ENC: enclosure (khi gửi kèm theo thư những giấy tờ khác)
PP : per procurationem (Đây là tiếng La-tinh, nghĩa là bạn ký thay cho người khác khi viết thư; nếu họ không có mặt để tự ký)
PS: postscript (dùng khi bạn muốn thêm vài điều nữa sau khi bạn đã hoàn tất bức thư và đã ký tên, thông thường đối với thư viết tay)
PTO (informal): please turn over (chắc chắn rằng người đọc thư biết rằng bức thư còn được tiếp tục ở mặt sau)
RSVP: please reply (Vui lòng hồi đáp)
Với những hướng dẫn viết email bằng tiếng Anh trên, chúng tôi hi vọng bạn sẽ có được một bức thư điện tử chuyên nghiệp và hiệu quả nhất cho công việc cũng như giao tiếp của mình.
Chúc các bạn học tốt tiếng Anh!
THANH HUYỀN
